Avaliação OnBoarding

Conceito e Objetivos

OnBoarding é o processo que trabalha a integração, adaptação e capacitação de profissionais recém-admitidos na organização. Abrange o processo de integração de um novo profissional à organização em geral, à sua área e ao posto de trabalho em especial.

Os principais objetivos do OnBoarding são:

• Instruir os novos profissionais sobre a cultura, rotinas e dinâmicas corporativas;
• Familiarizar o recém-contratado com a organização e com a área em que irá atuar, reduzindo o tempo de adaptação;
• Complementar a sua capacitação para exercer adequadamente as funções inerentes ao cargo.

Três focos devem ser dados neste processo em relação ao Novo Profissional:

• Visão Global da empresa como um todo, apresentando os valores, cultura, principais produtos e principais áreas;
• Visão da Área em que irá atuar, principais processos, normas e procedimentos, responsáveis, cargos e responsabilidades;
• Visão da própria Função, entendendo especificamente sobre seu papel, expectativas, atribuições e atividades de seu cargo.

Ganhos

A partir da análise dos resultados do grande processo de OnBoarding será possível descobrir pontos de melhoria nos diversos processos de RH realizados na contratação e chegada destes profissionais recém-admitidos.

Com isso a empresa poderá aprimorar os processos de entrada e recepção destes profissionais, corrigir problemas, e com isso melhorar sua imagem aumentando a atração de talentos para a organização.

Poderão ocorrer diversos ganhos decorrentes desse aprimoramento: diminuição do Turnover, aumento do engajamento e aumento da produtividade dos profissionais.

Alguns Indicadores que podem ajudar a mensurar a efetividade do processo OnBoarding:

• Indicador do Grau de Comprometimento do profissional, medido a partir de outros indicadores tais como: Presença, Pontualidade, Grau de Participação em Reuniões e Engajamento nos Projetos;
• Indicador da Efetividade das Contratações, que mensura o índice de abandono do emprego pelos novos profissionais a curto e médio prazos, em menos de um ano da contratação;
• Turnover da empresa, medido a médio e longo prazo (dois ou mais anos para ter índices mais realistas);
• Indicadores de Produtividade e Retrabalho da empresa.

Análises e Pesquisas interessantes

Programas de OnBoarding são desenvolvidos para tornar novos profissionais mais bem preparados e produtivos rapidamente. Importante observar que processos de OnBoarding são um importante investimento estratégico para o negócio; porém é um investimento que se paga fortemente a médio prazo na administração da organização e ao longo do ciclo de vida do profissional.

É inegável que existe uma conexão entre OnBoarding, Engajamento e Retenção dos profissionais. Se os profissionais estão felizes e engajados no trabalho, provavelmente estarão inclinados a recomendar a empresa aos seus amigos e conhecidos. Isso significa que a empresa poderá ter ganhos na sua imagem, além de ter um aumento na indicação de candidatos por parte dos profissionais da empresa e um aumento do interesse dos candidatos em trabalhar na organização. 

Turnover - usar essa estatística é uma métrica importante quando se trata de avaliar os programas de OnBoarding. Aos problemas operacionais tradicionais associados a um Turnover elevado, some-se o custo do Turnover em si, que poderá ser igualmente significante. Esses números, além de terem impacto no custo por contratação, também justificam possíveis investimentos em aprimorar o processo de OnBoarding.

Vamos conhecer o que dizem algumas pesquisas disponíveis no mercado:

Pesquisa feita pela Glassdoor indicou que um bom processo de OnBoarding pode aumentar a retenção dos colaboradores em até 82%.

Já uma pesquisa realizada pela Korn Ferry diz que 98% dos executivos acreditam que o processo OnBoarding é uma das chaves para aumentar a retenção de funcionários.

Pesquisa da Gallup descobriu que 88% das empresas acham que não possuem um bom processo de OnBoarding.

Outra pesquisa da GlassDoor diz que apenas 5% das organizações avaliam adequadamente os candidatos durante o processo de captação. A chave para mitigar com sucesso o risco de uma má contratação é avaliar os candidatos melhor e com mais frequência no processo de recrutamento, começando pelo processo de captação dos mesmos.

Já a Digitate afirma que os colaboradores que possuem uma experiência ruim de OnBoarding tem duas vezes mais chance de procurar outro trabalho a curto prazo.

 Um estudo da CareerBuilder & Silk Road mostra que para 93% dos empregadores, uma boa experiência de integração afeta diretamente a decisão de um funcionário em permanecer ou não na empresa.

A GlassDoor diz ainda que organizações com um processo de integração forte melhoram as novas contratações, quanto a retenção em 82% e a produtividade em mais de 70%. Também diz que empresas com programas de integração fracos perdem a confiança de seus candidatos e aumentam a probabilidade de perder esses indivíduos no primeiro ano.

Sugestões para estruturar o processo de OnBoarding na sua organização

A seguir apresentamos diversas sugestões que possibilitarão implantar ou aprimorar um processo de OnBoarding na sua organização. 

Importante analisar a aplicabilidade destas sugestões para condições da sua empresa, e fazer as adequações necessárias, visando obter o máximo retorno do processo com o mínimo de trabalho e investimento.

Finalizar o processo da contratação

Certifique-se de que ficou claro para o Novo Profissional todas as condições combinadas na sua contratação. Faça um planejamento da entrada do novo profissional, estabelecendo um cronograma com todas as áreas envolvidas e atividades a serem desenvolvidas, para definir a data de início do profissional.

Envie e-mail ao Novo Profissional ao fechar a contratação felicitando-o pela entrada na organização, e reforçando todas as condições combinadas na sua contratação, tais como salário, benefícios, o local e a data inicial quando deverá vir na empresa, duração do período de experiência, documentos pendentes da contratação, dentre outros.

Preparar o ambiente de trabalho

O objetivo desta etapa é certificar-se de que tudo está adequadamente preparado. Não se esqueça de manter a área em ordem para causar boa impressão.

Check List - não se esqueça de conferir:

• Se as informações necessárias estarão disponíveis no dia inicial; lembre-se que informações básicas nessa hora podem ser de grande valia;
• Se o crachá de identificação está pronto;
• Se os uniformes e EPIs necessários estão prontos;
• Se o e-mail pessoal foi criado;
• Se os equipamentos necessários estarão disponíveis e preparados;
• Se foram habilitados o acesso a sistemas com as respectivas senhas.

Com todos esses cuidados, o Novo Profissional irá perceber que está sendo esperado e que houve um interesse em relação à sua chegada. É importante que ele se sinta valioso e saiba das expectativas que giram em torno da sua contratação.

Planejar o dia da chegada

Faça com que o Novo Profissional perceba que está sendo esperado, deixando tudo planejado para a sua chegada à empresa, especialmente no seu setor de trabalho. Isso é primordial para a valorização do profissional e a sua melhor integração junto à equipe e à empresa.

Envie um e-mail com algumas dicas para o seu primeiro dia (e confirme o recebimento do email):

• Dia e horário que deverá chegar – não precisa ser no início normal do expediente;
• Onde deverá comparecer;
• Onde é o estacionamento – o que deverá dizer;
• Traje recomendado – para não se sentir deslocado frente aos demais;
• Quem deverá procurar – preferencial o Tutor designado para ele.

Outras dicas:

• As principais atividades que serão desenvolvidas no período de OnBoarding;
• Trajes mais adequados para que se sinta confortável no dia a dia;
• Ocasiões em que poderá utilizar trajes mais informais;
• Regras importantes que precisa saber antecipadamente para não violar Normas e Procedimentos por desconhecimento.               

Converse com o gestor da área para que este prepare toda a equipe para receber o Novo Profissional, visando uma boa recepção. Preferencialmente o gestor deverá fazer uma reunião com a equipe para falar do perfil pessoal do novo integrante da área, as principais funções e responsabilidades que terá, outros que julgar interessante, visando que a equipe esteja familiarizada com o novo membro antes mesmo do seu início na empresa. Recomende que, além de o recepcionarem bem, também o apoiem no que for necessário.

Treinamento OnBoarding com Políticas, Normas e Procedimentos

A realização de um Treinamento OnBoarding de Integração é importante porque apresenta a empresa ao novo profissional a área em que irá atuar, as principais áreas da organização, normas e procedimentos mais importantes, além dos principais produtos e serviços da empresa fornecidos ao mercado. Deverá esclarecer o máximo das possíveis dúvidas mais comuns nesse momento.

Preparar um MANUAL DE ONBOARDING que inclua respostas às perguntas mais frequentes, um guia detalhado responda as principais indagações, pode ser boa ideia. Importante que o Manual seja objetivo e atrativo, com boa apresentação, e seja fornecido também via internet para possibilitar o acesso via celular. Não esqueça do índice para facilitar as consultas ao Manual.

Importante contar tudo que o Novo Profissional precisará saber sobre a companhia. Explicar detalhadamente quem são seus fundadores e a história da empresa, quais são seus valores e quais são os objetivos para o futuro.

É normal que o Novo Profissional tenha diversos questionamentos no primeiro dia de trabalho, desde informações básicas tais como onde são os banheiros, onde é o refeitório, onde fica o cafezinho, até informações sobre a estrutura da empresa tais como onde fica determinado departamento ou o nome das pessoas. São informações básicas, porem importantes, às quais ele irá recorrer com certa frequência até se acostumar com a empresa.

Além de demostrar atenção com o Novo Profissional, tais medidas impedirão que a pessoa tenha que perguntar sobre questões simples que poderiam ser esclarecidas de antemão. É importante promover o bem-estar do profissional evitando que se sinta inseguro, o que poderá atrapalhar a sua integração social.

O MANUAL DE ONBOARDING poderá ter os seguintes blocos:

• Onde fica?
• Principais Áreas e gestores da organização
• Políticas e Procedimentos
• Apresentação da empresa – seus valores e sua história
• Normas e procedimentos mais importantes
• Principais produtos e serviços fornecidos ao mercado
• A área em que irá atuar

Indicar um Tutor

Escolha um profissional que apresente certa liderança e já esteja a algum tempo na empresa, preferencialmente da mesma área, para ser o tutor do Novo Profissional.

O Tutor deverá manter diariamente contato direto com seu pupilo pelo período de um a dois meses, visando orientá-lo, monitorar seus primeiros passos, corrigir possíveis erros, e responder as dúvidas relativas à empresa, à área e à realização do próprio trabalho.

O Tutor deverá acompanhar de perto o processo de integração e desenvolvimento do Novo Profissional, o seu alinhamento e integração com a área e a adequação ao novo ambiente corporativo.

Tour pela empresa

Um passeio pela empresa é importante no primeiro dia do recém-contratado, mesmo nas pequenas empresas, pois ajudará o Novo Profissional a conhecer e se sentir mais confortável e familiarizado com seu novo ambiente.

Se possível, passar pelas principais áreas da empresa, apresentando-o aos seus gestores, que poderão apresentar suas áreas ao Novo Profissional. Ao se colocarem à disposição para auxiliar e tirar dúvidas sempre que necessário, os gestores tornam-se os maiores responsáveis por divulgar a cultura da organização.

Mesmo que já tenha estado na empresa anteriormente, ele ainda não conhecerá completamente o ambiente no qual trabalhará. Mostre também itens práticos, como onde ficam os banheiros, refeitório ou cozinha, a impressora, entre outros, para que ele se acostume com mais rapidez ao local.

Por último, leve-o à área em que trabalhará, apresentando-o ao seu novo gestor, o qual mostrará a estrutura física e fará a apresentação dos demais profissionais da área, promovendo a sua integração com a equipe da maneira mais informal.

Apresentar o setor de trabalho

Dentro desse processo OnBoarding de integração de recém-admitidos, é necessário considerar não só a companhia, mas principalmente o setor no qual o profissional trabalhará.

É interessante exibir de maneira simples a estrutura geral da empresa, seus principais objetivos e os principais projetos em andamento, com o intuito de auxiliar o Novo Profissional a entender melhor o posicionamento do local em que trabalhará na organização.

Essa visão geral possibilitará ao Novo Profissional compreender exatamente com quais setores e profissionais ele terá mais interface, se relacionando com maior frequência, devendo entrar em contato sempre que precisar resolver alguma questão ou buscar informações.

Uma ideia interessante, é criar um Evento de Boas-Vindas no primeiro dia de trabalho do Novo Profissional, se possível. Uma opção interessante é realizar um almoço de toda a equipe nesse primeiro dia, para que o novo membro possa ser apresentado e conhecer seus colegas de uma forma mais descontraída, ajudando na integração.

É importante que o Gestor da área organize e repasse todas as informações relevantes da área, seus desafios, especificidades, metas, projetos e importância estratégica dentro do funcionamento do negócio.

Também é importante estabelecer a programação semanal da rotina de trabalho e entregar ao Novo Profissional um cronograma com os compromissos e as metas habituais da semana. Isso deixará claro que precisará ser organizado para desenvolver seu trabalho e conseguir atender todos os processos do negócio.

Explicar os principais Processos e Atribuições da Função

Apresente ao Novo Profissional os processos que acontecem na área, pedindo aos líderes de cada um que explique o funcionamento.

Estes líderes poderão solicitar a membros das equipes que mostrem detalhes e o funcionamento das máquinas e equipamentos utilizados.

As Rotinas existentes na área também devem ser apresentadas, explicando como acontecem, as razões que levaram a serem estabelecidas, e seu impacto nas atividades da área.

Explicar também quais os indicadores existentes e o monitoramento que permitem sobre o andamento dos trabalhos.

Planejar ações de desenvolvimento iniciais

Planeje com antecedência os treinamentos e mentorias específicos da área que serão aplicados ao Novo Profissional no decorrer do período de experiência. Geralmente cada setor da empresa precisa fornecer conhecimentos básicos específicos para a execução das atividades, tais como procedimentos, operação de equipamentos e uso de sistemas.

Considere que conforme as experiências prévias do Novo Profissional, ele poderá ter mais facilidade ou dificuldade em algumas atividades, que serão identificadas e solucionadas por meio das ações de desenvolvimento. Invista no acompanhamento individual das necessidades de cada profissional contratado, para assegurar a real eficácia dos treinamentos e outras ações de desenvolvimento.

Importante lembrar que treinar não é garantia de aprendizado e capacitação. A rápida absorção dos conteúdos e aquisição de habilidades poderão garantir entregas de qualidade a curto prazo, e o consequente retorno do investimento realizado no profissional.

Estimule o Novo Profissional a ser o mais aberto possível sobre suas necessidades de aprendizado. Caso necessário, forneça capacitação extra em determinadas áreas para eliminar as dificuldades e possibilitar o crescimento do profissional.

Processo da Avaliação OnBoarding

Ao ser realizada a Avaliação OnBoarding, esta envolve os novos profissionais contratados e seus gestores também. A avaliação visa analisar e monitorar os processos de RH envolvidos na contratação, recepção, acolhida e integração dos novos profissionais contratados, descobrindo e sanando eventuais falhas e pontos de melhoria.

Essas avaliações refletirão as primeiras impressões que o Novo Profissional teve da organização, desde o processo seletivo, contratação, treinamento de integração, recepção pela equipe, pela empresa e pelo gestor, as condições de trabalho oferecidas, e as avaliações do seu Gestor sobre o Novo Profissional, suas qualificações frente aos requisitos do cargo, do seu entrosamento à área e à equipe, da sua rapidez e qualidade das entregas, assim como do processo seletivo.

Avaliar se o Novo Profissional se sente acolhido e, principalmente, se ele está entregando o esperado e gerando valor. Como vantagem, ele acaba conhecendo muito bem sua função, a área e tem um projeto de começo, meio e fim da rotina dele.

Avaliar ainda se a empresa deu as condições para que o Novo Profissional demonstre seu potencial. Em suma, isso quer dizer verificar se o gestor orientou o profissional da maneira correta, se a infraestrutura para executar seu trabalho foi disponibilizada adequadamente, se a equipe o recebeu abertamente, e se os treinamentos e mentorias foram realizados de maneira correta

A realização periódica de Feedbacks do Gestor com os profissionais recém-admitidos regularmente ganha importância no processo de engajamento e na redução do tempo em que o Novo Profissional estará totalmente integrado, socializado e produtivo, além de aumentar o índice de retenção dos mesmos.

Sistema para gerenciamento das Avaliações OnBoarding

Será preciso um bom Sistema de Gestão de Pessoas para registrar e gerenciar as Avaliações OnBoarding de modo adequado, que deverá atender a determinadas condições para apresentar bons resultados. Ressaltamos:

• Permitir que a organização defina Estrutura dos Indicadores utilizados na Avaliação OnBoarding para melhor adequação às condições da organização;
• Permitir os registros das duas avaliações de modo independente – do Novo Profissional e do seu gestor – para que possam ser realizadas nos prazos ideais;
• Não permitir que os dois avaliadores tenham acesso às avaliações um do outro, para garantir a qualidade e o sigilo das avaliações;
• Controlar os prazos ideais de cada avaliação, para o Novo Profissional de 10 a 30 dias após a admissão e para o seu gestor de 40 a 60 dias, enviando alertas automáticos via e-mail cobrando a realização;
• Manter o sigilo das avaliações durante e após o término do processo, cujos detalhes somente deverão poder ser acessados pelos profissionais de RH;
• Permitir aos profissionais de RH a emissão de relatório individual de cada avaliação viabilizando o acesso aos detalhes para eventuais análises;
• Permitir a emissão de relatório gerencial com resultados condensados para apresentação à direção da empresa;
• Permitir que os próprios avaliadores, o Novo Profissional e o seu Gestor, possam encerrar o processo das suas avaliações evitando trabalhos adicionais ao RH;
• Somente realizar a Avaliação OnBoarding para as contratações recentes, no período máximo de quatro meses anteriores à implantação do processo, evitando trabalhos desnecessários que não agregarão valor à organização.

Conheça o Sistema RH1000, que permitirá o gerenciamento das Avaliações OnBoarding da maneira ideal, cuidando com perfeição de todos os detalhes relacionados acima. Foi desenvolvido pela OHL BRAGA, consultoria especializada em Gestão de Pessoas que atua a 35 anos no mercado brasileiro.

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Foco dos Indicadores a serem analisados

Considerando que a Avaliação OnBoarding projeta duas visões, do próprio profissional recém-admitido e do seu gestor, relacionamos dois grupos de Indicadores voltados para cada tipo de avaliador.

Profissional recém-contratado

Relacionamos a seguir os principais Indicadores a serem avaliados pelos próprios profissionais recém-contratados:

Seleção – quanto às Comunicações, Entrevistas e o próprio processo seletivo como um todo

Treinamento de Integração – quanto às Informações, Roteiro e Carga Horária

Relacionamento Interpessoal - quanto ao Acolhimento pelo pessoal do RH, pelo pessoal da sua área, pelo Gestor e pela empresa no geral

Trilha de Desenvolvimento – quanto ao Conteúdo, Didática, Acesso e Carga Horária

Contratação - quanto ao processo da contratação como um todo (documentação, exames e outros)

Condições de Trabalho – quanto ao acesso aos Recursos recebidos quanto a Acessos, Informações, Equipamentos e Materiais necessários ao desempenho da sua função

Imagem da Empresa - se o Novo Profissional recomendaria a empresa a seus amigos para trabalhar

Gestor

Relacionamos a seguir os principais Indicadores a serem avaliados pelos Gestores dos profissionais recém-contratados:

Relacionamento Interpessoal - quanto ao Entrosamento e Comprometimento com a Equipe e com o próprio Gestor

Seleção - quanto a Capacitação do profissional em relação aos requisitos do cargo e a eficácia do processo seletivo no geral

Adaptabilidade - rapidez da adequação às rotinas e procedimentos da área

Produtividade - rendimento no trabalho em relação ao que é esperado

Comprometimento - com Objetivos e metas individuais e da área

ONBOARDING 

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